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10 points clés pour optimiser votre parc d’impression

27septembre

10 points clés pour optimiser votre parc d’impression

Imprimer mieux et moins, en vue de réduire les coûts, est un objectif pour toutes les entreprises.

Pour optimiser votre parc d’impression, il existe 10 leviers clés :

1. Analyser l’existant

Les volumes d’impression

Analyser précisément les volumes d’impression de tous les périphériques et obtenir une cartographie du parc de machines.

L’expérience utilisateur

Des entretiens avec les utilisateurs permettront de bien comprendre les problèmes et les attentes.

Les coûts

Faire la synthèse de tous les documents financiers pour avoir une image précise et chiffrée des coûts d’impression

 

2. Assurer la cohérence du parc machine

Une trop grande variété de marques entraîne des coûts supplémentaires, tant en termes de consommables que de maintenance : cela empêche en effet de bénéficier d’économies d’échelle.

Sélectionner une ou deux marques qui couvrent les différents besoins de l’entreprise est une source de réduction des coûts considérable.

 

3. Repenser la répartition spatiale des imprimantes

Un parc d’impression avec des périphériques mal répartis est mal utilisé, ce qui augmente beaucoup le coût global de possession.

Les interviews utilisateurs réalisées, permettent d’identifier les endroits et les fonctionnalités stratégiques pour dessiner une distribution du parc optimisée.

 

4. Limiter les imprimantes locales

Les imprimantes locales (réservée à un utilisateur) génèrent d’énormes surcoûts lorsqu’elles se multiplient dans l’entreprise. Il est recommandé de limiter leur nombre au maximum voire de les supprimer lorsque c’est envisageable.

 

5. Remplacer les imprimantes obsolètes par des multifonctions

Le remplacement des imprimantes par quelques multifonctions performantes permettent de réduire significativement le prix de la page imprimée, en augmentant la vitesse et la qualité des impressions tout en offrant de nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs (gestion du parc, sécurité, impression mobile…).

 

6. Imprimer recto-verso et en noir-et-blanc

Pourquoi imprimer en couleurs des pages web ou des emails qui ne sont que des documents de travail imprimés pour être lus plus facilement dans les transports par exemple ?

Les MFP peuvent être configurés pour imprimer en recto-verso. Avec une politique d’impression (par exemple Papercut), les réglages peuvent être affinés en fonction des applications d’où sont issus les documents, en fonction du nombre de pages lancées…

 

7. Renforcer la sécurité et la confidentialité

Lorsque l’impression d’un document est déportée du poste de travail, la préoccupation des utilisateurs est souvent le respect de la confidentialité.

La possibilité de libérer l’impression par la saisie d’un code ou à la présentation d’un badge électronique, apporte plus de sécurité et réduit les risques liés à l’abandon de documents confidentiels sur les imprimantes partagées.

 

8. Embarquer de l’intelligence dans vos systèmes d’impression

Les moyens d’impression sont aujourd’hui connectés en réseau et font partie intégrante du système d’information.

Grâce à des connecteurs spécifiques, les documents scannés peuvent être utilisés par votre ERP, CRM, base de données… C’est source d’une nouvelle efficacité pour vos utilisateurs.

 

9. Intégrer le parc d’impression dans une approche cohérente de la gestion documentaire

La gestion du document peut faire l’objet d’une gestion globale et automatisée, source d’efficacité et de réduction de coûts.

En intégrant vos imprimantes multifonctions dans le cycle de vie global de vos documents, depuis la réception jusqu’à leur archivage, vous positionnez les moyens d’impression à leur juste place : ils deviennent des terminaux actifs au service du système d’information global de l’entreprise.

 

10. Accompagner les utilisateurs

Un changement profond de pratiques ne peut réellement être efficace qu’avec l’adhésion des utilisateurs. Même s’il est possible de configurer les pilotes d’imprimantes et multifonctions pour imposer des règles automatiques d’utilisation, il est utile de diffuser les bonnes pratiques et d’apprendre aux utilisateurs les astuces pour imprimer mieux et moins.

 
Source : https://digital-solutions.konicaminolta.fr/

>> Imprimer mieux

Posté par GlobalPartner  Posté le 27 Sep 
  • imprimer mieux, optimiser son parc d'impression, politique d'impression
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