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4 signes que vous avez besoin de renouveler vos copieurs multifonctions

22mai

4 signes que vous avez besoin de renouveler vos copieurs multifonctions

Souvent initié dans une démarche d’optimisation des coûts et de gestion des fournisseurs, le renouvellement des systèmes d’impression est aussi l’opportunité d’améliorer la productivité des collaborateurs et d’adapter vos équipements aux nouveaux usages liés au digital.
Voici 4 signes qu’il est temps pour votre entreprise de renouveler son parc d’impression :

 

1 – La productivité de vos équipements n’est plus adaptée à vos besoins

Si vous observez des files d’attentes devant les multifonctions ou que vous entendez les collaborateurs se plaindre de lenteurs, c’est sans doute que votre parc n’est pas en phase avec vos besoins en productivité.

Pour booster la productivité de vos systèmes d’impression prêtez attention à :

  • La vitesse d’impression et de numérisation
  • L’ergonomie du panneau de contrôle qui facilite l’usage du multifonction, notamment grâce aux fonctionnalités de personnalisation.
  • L’interopérabilité avec vos applications métiers pour accélérer le classement et le partage des documents numérisés

 

2 – Le niveau de sécurité de vos équipements ne vous permet pas de vous mettre en conformité avec le RGPD

Même si on a parfois tendance à l’oublier, les systèmes d’impression font partie intégrante du réseau informatique de l’entreprise et présente des risques d’intrusion et de vol de données.

Dans le cadre du RGPD, le règlement européen concernant la protection des données personnelles, vous devez sécuriser l’ensemble de votre réseau y compris les systèmes d’impression.

Sachez que 61% des entreprises ont subi une fuite de données en lien avec l’impression (source Qucirca 2017 report – Print Security : an imperative in the IoI area).

L’interception de travaux d’impression dans la file d’impression ou sur le réseau figure en bonne place parmi les principales causes de pertes de données.

Choisir des multifonctions certifiés ISO 15408 vous garantit un niveau de sécurité des composants satisfaisant.

Soyez également attentif au système d’administration qui doit permettre une gestion fine des accès utilisateurs, le partage des ressources et la surveillance du réseau.

 

3 – Vous avez de plus en plus de collaborateurs nomades

Ces collaborateurs ont besoin de pouvoir accéder facilement à un multifonction pour imprimer, numériser ou partager des documents depuis n’importe quel type de terminal (ordinateur portable, tablette ou smartphone).

Ils doivent également pouvoir accéder aux systèmes d’impression des différentes filiales où ils sont amenés à se déplacer et ce sans perdre de temps.

Optez pour des technologies mobiles simples à installer

Le paramétrage des technologies mobiles s’effectue très simplement :

  • En connectant votre iPhone sur le même réseau que celui de votre système d’impression (AirPrint)
  • En téléchargeant le plug-in gratuit Mopria (Mopria Print Service)

Par ailleurs, la technologie NFC (Near Field Communication), disponible en standard sur certains multifonctions, vous permet de jumeler votre téléphone avec votre système d’impression pour imprimer et numériser les documents encore plus rapidement.

 

4 – Vous vous engagez dans une démarche d’éco-responsabilité

Les grands groupes ne sont plus les seuls à mettre en place des politiques RSE. De plus en plus de PME s’y mettent également. Elles sont raison car la plupart du temps, écologie rime avec économies.

Voici 3 conseils pour parvenir à l’écoimpression – économique et écologique :

Choisissez des imprimantes haut de gamme

Elles sont plus légères et compactes, et consomment jusqu’à 40% moins d’énergie. Leurs fonctionnalités leur permettent d’automatiser leur mise en veille profonde en dehors des plages horaires d’utilisation, et de se rallumer très rapidement aux sollicitations d’impression.

Privilégiez l’éco-conçu

Aujourd’hui il est possible de trouver des cartouches dont le toner contient de la matière végétale (biomasse) et des imprimantes « éco-conçues », c’est-à-dire dont plusieurs des composants sont en plastique recyclé.

Par ailleurs, la conception de certaines imprimantes multifonctions leur permet de n’avoir plus qu’un ventilateur au lieu de deux traditionnellement, de se refroidir plus vite, et d’être moins bruyantes : autant de caractéristiques écologiques et économiques.

Adoptez une politique d’impression

Une politique d’impression instaure par exemple la réduction du nombre d’imprimantes, le paramétrage des impressions recto verso par défaut, en noir et blanc, ou encore la mise en place d’autorisations de volumes par collaborateur.

Autant de moyens de réduire le nombre de feuilles imprimées, les volumes d’encre et les quantités d’énergie dépensées pour les produire.

 

Source : digital-solutions.konicaminolta.fr

Posté par GlobalPartner  Posté le 22 Mai 
  • multifonctions et RGPD, renouvellement de parc d'impression
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