webleads-tracker

5 idées reçues sur la signature électronique

19février

5 idées reçues sur la signature électronique

La signature électronique permet de gagner en productivité et en réactivité. C’est l’une des étapes clés de la dématérialisation et de la transformation numérique des entreprises. Largement utilisée par les grands groupes depuis plusieurs années, elle se déploie petit à petit dans les PME.

De sa valeur juridique à sa mise en place, décryptage de 5 idées reçues sur la signature électronique.

1. La signature électronique n’a pas la même valeur juridique que sa version manuscrite

Tout d’abord pour qu’une signature électronique ait une valeur légale, il faut que cette dernière soit délivrée par un tiers de confiance possédant l’accréditation eIDAS (Electronic identification and trust services). Elle est reconnue dans tous les États membres de l’Union Européenne. Chaque document paraphé d’une signature électronique est enregistré et mémorisé ce qui rend la modification de ce dernier impossible.

Un document avec une signature électronique est donc plus sécurisé et plus fiable d’un document papier avec une signature manuscrite.

2. Une photo de ma signature manuscrite dans un document suffit

Il faut savoir que la signature électronique n’a pas d’apparence visuelle, elle est composée une suite de caractères. C’est une empreinte unique, propre à chaque document et inaltérable. Techniquement, c’est comme si le document ne pouvait être lu que par le destinataire et le signataire. Dans les faits, un cachet est apposé sur le document pour visualiser la signature et rassurer les signataires sur sa présence.

La signature électronique et l’horodatage permettent de garantir l’identité du signataire et l’intégrité du document signé qui devient impossible à modifié une fois signé électroniquement.

Bien entendu, une simple photo JPEG de signature ne comporte pas ces fonctionnalités.

Enfin, des documents signés et scannés n’ont aucune valeur juridique.

3. Faire signer un document électronique coûte plus cher qu’une signature manuscrite

La signature d’un document papier vous oblige à de nombreuses actions coûteuses et chronophages : l’impression du document et l’affranchissement pour les différents parties mais aussi les mails ou courriers de relances, les scans, l’archivage, le classement…

La signature électronique vous permet de réduire les délais et de bénéficier d’un retour sur investissement rapide après une mise en place technique simple.

4. La signature électronique oblige à faire la contractualisation à distance

La signature électronique n’est pas réservée qu’à la contractualisation à distance, bien au contraire. En face à face, les avantages sont identiques : gain de temps, économies, amélioration de l’image de marque et confort d’utilisation.

Elle favorise la conversion du client en accélérant l’acte de signature. Le commercial n’est plus obligé de séparer proposition commerciale et signature du contrat, le processus de vente peut s’effectuer en totalité lors du même rendez-vous.

5. La signature électronique c’est compliqué

Depuis Zeendoc, notre solution de gestion documentaire, il vous suffit de sélectionner le document, indiquer les signataires et envoyer.

Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, pour le visualiser un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité.

Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet.

Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires vous êtes informés en temps réel et il est automatiquement archivé.

Source : informatiquenews.fr

Pour aller plus loin :

>>> Le bulletin de salaire électronique, de nombreux avantages pour les PME

>>> Archivage de documents : parcours en chiffres d’un document papier

>>> Les nouveaux usages du copieur multifonction à l’ère du digital – 1/2

Posté par GlobalPartner  Posté le 19 Fév 
  • signature électronique
  • Commentaires publiés : 0