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Réussir son projet de dématérialisation : 5 points clés et 5 pièges à éviter

25juin

Réussir son projet de dématérialisation : 5 points clés et 5 pièges à éviter

Un projet de dématérialisation est plus qu’une question de choix technologiques et fonctionnels. Les impacts sont avant tout humains et organisationnels. C’est en étant vigilant sur ces deux aspects que les entreprises peuvent dématérialiser avec succès.

Tour d’horizon des clés et pièges d’un projet de dématérialisation en entreprise.

 

5 clés pour accélérer la dématérialisation

1. recenser les besoins des services

L’objectif d’un projet de dématérialisation est l’optimisation des processus opérationnels. Il est donc essentiel de partir des besoins d’amélioration exprimés par les différents services.

 

2. faire émerger des ambassadeurs

Leur rôle sera de relayer les informations utiles et de remonter les bonnes idées qui sont exprimées en dehors des réunions dédiées. Ils jouent également un rôle clé dans l’adoption des nouveaux usages.

 

3. calculer votre ROI en terme de temps

C’est en effet le temps gagné par les collaborateurs qui constitue le bénéfice majeur et fait la rentabilité de votre solution de dématérialisation.

 

4. s’appuyer sur un projet phare

Démarrer par le service dans lequel les attentes d’améliorations sont les plus fortes. En soignant particulièrement le déploiement, le succès et la visibilité des bénéfices pour les collaborateurs aura un effet très bénéfique sur l’adoption de la solution dans l’ensemble de l’entreprise.

 

5. choisir les bons indicateurs

La baisse du volume de papier et le temps passé sur les tâches sont les indicateurs de premier plan mais il ne faut pas oublier d’autres effets de bords comme la qualité de la relation client ou le niveau de fiabilité de l’information disponible dans l’entreprise.

 

5 pièges à éviter

1. Confier le lead du projet au service informatique

L’implication de la direction générale, en amont et tout au long du projet est essentielle pour que la dématérialisation ne reste pas un « simple » sujet de fonctionnalités mais devienne un sujet organisationnel.

 

2. Ne pas impliquer suffisamment les collaborateurs

Faire prendre les décisions uniquement par la hiérarchie peut être contreproductif à la fois pour le design de la solution et pour son adoption par les équipes.

 

3. Limiter l’accompagnement des collaborateurs aux aspects techniques

Au-delà de la prise en main de l’outil technique, il s’agit de l’intégrer avec fluidité dans les tâches et usages du quotidien.

 

4. Doublonner un processus

Les doublons et la reproduction à l’identique des usages passés sont les indicateurs d’un problème. La dématérialisation doit en effet apporter de la simplification et un gain de temps.

 

5. Abandonner le suivi en cours de route

Communiquer sur un projet de dématérialisation est très important avant, pendant mais aussi après le projet. Le suivi à long terme à travers des indicateurs mais aussi les retours des utilisateurs est essentiel pour garantir une amélioration continue des processus et maximiser le retour sur investissement de la dématérialisation.

 

Source : www.cegid.com/fr/blog

Posté par GlobalPartner  Posté le 25 Juin 
  • dématérialisation, dématérialisation des factures
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