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Archivage de documents : parcours en chiffres d’un document papier

20novembre

Archivage de documents : parcours en chiffres d’un document papier

Le saviez-vous ?

 

Création

La création de documents est en augmentation de 20% par an.

 

Rangement, classement

En moyenne, une entreprise consacre 5 à 15% de son chiffre d’affaires à la gestion des documents papier.

20% des documents papier sont mal classés et introuvables.

 

Diffusion, utilisation et partage

Lorsqu’un collaborateur apporte des modifications à un document il en établit une nouvelle version : en moyenne chaque document est reproduit 19 fois.

 

Recherche

1 document papier sur 20 n’est jamais retrouvé.

La recherche d’un document papier coûte jusqu’à 20€ par document.

Avec l’accumulation de documents papier, les temps de recherche augmentent de 50% par an.

Il suffit d’un document manquant pour entraîner un défaut de conformité réglementaire.

 

Archives

Les archives papier nécessitent des dépenses en location d’espace, en matériel de stockage (classeurs, armoires), et en ressources pour effectuer des tâches de tri et de recherche.

Sans oublier les coûts liés aux risques de destruction, de perte ou de dégradation du papier.

1 km linéaire d’archives papier nécessite une surface de stockage de 90 à 170 m2, ce qui équivaut à un stockage sur 100 Go de mémoire.

 

Source : Konica Minolta, Primobox, Esselte, National archive and Record Administration, Blog Marie Anne Chabin, www.arkheconseil.fr/blog

 

Pour aller plus loin

>>> La dématérialisation des factures clients : enjeux et solutions

>>> 5 recommandations pour une gestion intelligente et novatrice des processus documentaires

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Posté par GlobalPartner  Posté le 20 Nov 
  • archivage, dématérialisation, GED, gestion documentaire
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