webleads-tracker

Dématérialisation RH : où en sont les entreprises françaises.

11mars

Dématérialisation RH : où en sont les entreprises françaises.

L’Observatoire de la Dématérialisation RH est une initiative Althéa en partenariat avec Docaposte, Primobox et Peopledoc. Pour la première fois, un Observatoire 360° sur le sujet permet d’observer les tendances auprès des entreprises et des salariés.

Les principaux enseignements

Le bulletin de paie électronique ne concerne encore qu’un salarié français sur cinq, mais la tendance est à la hausse.

La dématérialisation des procédures administratives RH bénéficie d’une bonne notoriété auprès des salariés français, qui considèrent par ailleurs que l’évolution est inéluctable. Toutefois, seul un faible pourcentage d’entre eux en bénéficie aujourd’hui.

Les salariés qui ont accès à des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH s’en déclarent largement satisfaits.

Les entreprises ayant mis en œuvre un projet de dématérialisation RH sont largement satisfaites des outils, et des avantages de ceux-ci.

Quels outils pour dématérialiser les RH ?

Le coffre-fort électronique

Un espace de stockage sécurisé qui permet à l’entreprise de mettre à disposition les bulletins de paie ou tout autre document (annexe de bulletin, note d’information…).

Les collaborateurs bénéficient à vie de ce coffre-fort, indépendamment de leurs changements d’employeur. Ils peuvent également l’utiliser à des fins personnelles.

Le dossier administratif dématérialisé

Un espace de stockage réservé aux RH pour stocker les documents dématérialisés des collaborateurs. Le dossier est organisé selon un plan de classement personnalisable.

Les outil de génération de document

Souvent utilisés pour générer les contrats, ces outils permettent d’assembler différentes clauses prédéfinies, de pré-remplir certaines informations (nom, prénom…) et de générer un PDF modifiable par les gestionnaires RH.

Signature électronique

Elle permet de remplacer la signature manuelle pour les contrats, par l’utilisation d’un certificat électronique, dont la validité est garantie par un tiers de confiance.

La signature électronique

Elle permet de remplacer la signature manuelle pour les contrats, par l’utilisation d’un certificat électronique, dont la validité est garantie par un tiers de confiance.

Solution d’automatisation des processus RH

Par exemple lors de l’intégration d’un collaborateur, lorsque le contrat a été signé électroniquement, le système peut déclencher automatiquement une notification au service sécurité pour que le badge du collaborateur soit prêt le jour de son arrivée.

En 2019, la dématérialisation RH gagne du terrain

Au regard des derniers résultats des études menées en 2015, l’usage des solutions de dématérialisation RH a augmenté de manière significative.

Le chiffre le plus révélateur de cette dynamique est l’augmentation importante du nombre de création de coffre-fort électroniques de bulletins de paie. En 3 ans, le nombre de coffre-fort a en effet augmenté de 86,6% (passant de 15 à 28%) pour les grandes entreprises.

Un changement de plus en plus ancré dans les mentalités

A la question « Avez-vous déjà entendu parler de la dématérialisation des procédures administratives RH ? », 58% des salariés français ont répondu par l’affirmative, dont 26% qui affirment savoir exactement de quoi il s’agit.

La généralisation de la dématérialisation des procédures administratives RH est par ailleurs perçue comme inéluctable. Interrogés sur son avenir, 86% des salariés français ont en effet déclaré que, selon eux, le mouvement va se développer, rapidement et à toutes les entreprises pour 39%, ou progressivement et dans certains types de sociétés pour 47%.

Les bénéfices pour les RH

Un gain de productivité

Une des raisons majeure du manque d’efficacité en ressources humaines est la recherche de documents administratifs : « Un employé passe plus de 50 minutes par jour à rechercher des informations et consacre 40 % à 70 % de son temps à la gestion et à la diffusion de documents »

Des gains financiers

Par exemple, pour une entreprise de 170 salariés, le gain peut aller jusqu’à 13000 € par an (hypothèse 80% de taux d’activation de coffre).

Des gains de stockage

23% des entreprises interrogées estiment avoir fait des gains de stockage. Imaginez vos espaces de travail sans grandes armoires remplies de dossiers papier !

Un gain pour la marque employeur

Cette démarche favorise l’image perçue de l’entreprise par les collaborateurs. L’étude Opinion Way démontre que 81% des salariés interrogés la trouvent innovantes, 75% performante, et 66% au service des collaborateurs. Le sondage démontre ainsi la valeur ajoutée de la dématérialisation en termes d’image renvoyée par l’entreprise.

La dématérialisation RH à la portée des PME

Global Partner met à la disposition des PME une solution de dématérialisation RH apdatée et porteuse de bénéfices pour l’ensemble de l’entreprise :

Pour l’entreprise

  • Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage
  • Diminution de l’empreinte écologique, en supprimant papier et transport
  • Disposer d’une solution moderne qui contribue à donner une image dynamique de votre entreprise en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies du numérique
  • Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée

Pour le service RH

  • Une solution conforme à la loi El Khomri
  • Suppression des tâches chronophages : gains de productivité avec une optimisation des traitements, automatisation de la distribution et simplification de l’archivage
  • Traçabilité et sécurisation des échanges
  • Recherche simplifié et accès permanent aux dossiers salariés dans un espace unique et sécurisé

Pour les collaborateurs

  • Accès sécurisé aux bulletins de paie à tout moment, à partir d’un PC connecté à Internet ou d’une tablette/smartphone
  • Espace personnel et sécurisé pour retrouver l’ensemble des documents (contrat de travail, bulletins de paie, règlement intérieur,….) mis à disposition par son entreprise
  • Confidentialité des échanges et sécurité contre les pertes des documents ou d’accès par un tiers non autorisé
  • Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel
  • Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…).

Source : Observatoire de la Dématérialisation RH


Pour aller plus loin

>>> 5 idées reçues sur la signature électronique

>>> Le bulletin de salaire électronique, de nombreux avantages pour les PME

>>> 5 recommandations pour une gestion intelligente et novatrice des processus documentaires

Posté par GlobalPartner  Posté le 11 Mar 
  • bulletin de salaire électronique, dématérialisation du bulletin de paie, SIRH
  • Commentaires publiés : 0