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Bien choisir sa solution de dématérialisation

03avril

Bien choisir sa solution de dématérialisation

De plus en plus de documents se dématérialisent au sein des entreprises : courriers, bons de commande, devis, factures clients ou fournisseurs, contrats de travail, bulletins de paie. La raison en est simple.

La numérisation des documents est la première brique pour réduire les coûts de gestion, améliorer les performances d’une entreprise, offrir une meilleure image et de meilleurs services aux clients et fournisseurs. En effet, une simple facture électronique permet de diminuer les coûts de traitement d’environ 25 %.  Elle est également mieux traçable et moins vouée aux risques d’erreurs humaines. 

La législation est également favorable à la dématérialisation avec en janvier 2017 la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie et en 2019 la généralisation de la facturation électronique pour les PME travaillant pour le compte de l’Etat.

Se poser les bonnes questions

Quels sont les besoins de l’entreprise ?
La réponse à cette question vous permettra non seulement d’orienter vos choix de fonctionnalités mais aussi de définir vos indicateurs de réussite du projet. Pour définir les besoins n’hésitez pas à mettre à contribution des salariés de l’entreprise. Vous pouvez organiser des échanges entre eux et un expert de la dématérialisation qui saura élargir leur champ des possibles. Les collaborateurs peuvent en effet de limiter faute de bien connaître l’étendue des possibilités.

Quel est votre environnement ?
Avez-vous des contraintes techniques et/ou organisationnelles qui devront être prise en compte ?

Quelle est la volumétrie des documents à dématérialiser ?
Les solutions n’offrent pas toutes la même capacité de traitement et modulent généralement leur tarification selon la volumétrie de documents.

Quel est le budget disponible ?

Y’a t-il un cadre juridique spécifique à respecter ?
Si oui, il est  indispensable de recourir à des applications  garantissant la sécurité et la confidentialité  des documents (horodatage, signature  électronique, identification forte…).

Choisir une solution adaptée plutôt qu’adapter votre organisation à la solution

En effet il ne faut pas perdre de vue qu’une solution s’intègre dans une entreprise. Ce n’est pas l’organisation qui s’adapte à la solution. Il faut tenir compte des contraintes Métier, des besoins réels identifiés. L’autonomie est aussi un facteur de réussite ; il faut donc également être capable d’utiliser et administrer la solution.

Le choix doit se porter sur la pérennité et la souplesse afin de mettre en place une solution réutilisable durablement et évolutive. De plus cette solution doit permettre de quantifier un retour sur investissement dans une durée établie. Le résultat du calcul est égal à la valeur générée par l’effort de mise en œuvre (construire et maintenir la solution mais aussi la déconstruire en cas d’obsolescence). Le calcul, souvent optimiste en début de projet, devient réaliste dès que le projet se met à vivre. Pour que ce calcul soit cohérent il faut intégrer un facteur temps.

Source : Journal du Net


Pour aller plus loin

>>> La dématérialisation des factures clients : enjeux et solutions

>>> Réussir son projet de dématérialisation : 5 points clés et 5 pièges à éviter

>>> Conduite du changement : les 7 personnalités les plus courantes et comment les gérer

Posté par GlobalPartner  Posté le 03 Avr 
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