webleads-tracker

La dématérialisation des factures clients : enjeux et solutions

04octobre

La dématérialisation des factures clients : enjeux et solutions

La facture électronique tend à devenir un enjeu majeur et une obligation légale pour les entreprises.

Elle s’insère dans les processus comptables avec, à la clé, une accélération du temps de traitement, des économies réelles et un gain évident en efficacité.

Notre solution permet de généraliser l’envoi et l’archivage des factures électroniques aux clients, en conformité avec la législation en vigueur.

 

Évoluer avec le contexte légal

Il existe trois modes de dématérialisation des factures autorisés par l’état :

La piste d’audit qui repose sur des contrôles permanents et documentés mis en place afin d’établir le lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement;

EDI : échange de données informatisées sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque;

La signature électronique : mécanisme cryptographique adapté aux documents numériques (essentiellement PDF) permettant d’obtenir, au regard de la loi, la même garantie qu’une signature manuscrite sur un document papier.

 

Choisir la méthode la plus appropriée

Avec 2 alternatives simples et concrètes de facturation électronique, vous pouvez choisir le processus le plus adapté à votre entreprise.

La piste d’audit, la solution crée automatiquement le lien entre vos documents

En s’appuyant sur des références communes, notre solution de gestion documentaire crée un «chaînage» qui vous permet d’accéder en un clic aux différents documents liés.

Vous pourrez ainsi retrouver un bon de livraison à partir d’un bon de commande, télécharger les différentes pièces relatives à un même dossier, transmettre à un client tous les éléments concernant une vente, du devis à la facture, créant ainsi une « piste d’audit fiable » qui donnera une valeur légale à votre envoi électronique de facture.

Signez électroniquement votre facture

Les factures électroniques peuvent être signées avec un certificat RGS, avant d’être envoyées à vos clients et archivées pendant 10 ans dans un espace à valeur probante chez CDC Arkinéo.

Vous transmettez vos factures dématérialisées en toute conformité de manière facile, rapide avec l’utilisation d’une signature électronique, vous n’êtes pas tenu de mettre en place des contrôles assurant la piste d’audit.

 

La diffusion en quelques clics

Notre solution de dématérialisation des factures permet la diffusion instantanée de toutes vos factures en associant, si besoin, les documents liés. L’adresse des destinataires est automatiquement identifiée, e-mail (ou postale) selon le mode d’envoi associé à chaque client et la transmission sécurisée permet un suivi en temps réel.

 

Des gains d’argent et de temps, pour plus de productivité

  • Automatisation du traitement et archivage des factures
  • Réduction des coûts (impression, enveloppe, affranchissement)
  • Diminution du temps passé à la préparation et à l’envoi
  • Amélioration du contrôle et suivi des envois (suivi des réceptions, relance) et des délais de paiements
  • Suppression des risques d’erreurs
  • Sécurité et pérennité des documents envoyés et archivés.
  • Conformité avec la réglementation
  • Accès immédiat à vos factures dématérialisés et pièces liés en cas de litige

Le R.O.I. de la dématérialisation des factures clients
Global Partner vous accompagne tout au long de votre processus de dématérialisation des factures.

 

Pour aller plus loin

>>> Dématérialisation : les Questions à se Poser avant de Détruire un Original

>>> Réussir son projet de dématérialisation : 5 points clés et 5 pièges à éviter

>>> 5 recommandations pour une gestion intelligente et novatrice des processus documentaires

Posté par GlobalPartner  Posté le 04 Oct 
  • dématérialisation, dématérialisation des factures, Solutions cloud, Transformation digitale PME
  • Commentaires publiés : 0