webleads-tracker

Personnaliser le multifonction pour en simplifier l’usage

01juillet

Personnaliser le multifonction pour en simplifier l’usage

Personnaliser l’accès au système d’impression est essentiel pour en simplifier l’usage en adaptant son utilisation aux besoins des collaborateurs.

Chacun d’entre nous a plus au moins expérimenté la numérisation des documents et, dans certaines situations, il y a vraiment eu de quoi s’arracher les cheveux : de longues minutes perdues à chercher la bonne fonction dans des dizaines de sous-menus ou encore l’impossibilité de retrouver sa boîte aux lettres sur l’écran, ni en la tapant en direct, ni en cherchant dans l’annuaire AD… une utilisation qui devient vite chronophage et stressante.

Adapter l’interface aux besoins

Face à la richesse des fonctionnalités offertes par la plupart des systèmes d’impression multifonctions, il est important de pouvoir proposer à chaque collaborateur les fonctions qui lui sont les plus utiles pour son travail et d’adapter le panneau de commande aux besoins de chacun.

Lorsqu’une PME est amenée à renouveler ses systèmes d’impression multifonctions, elle doit se poser 3 questions fondamentales en matière de simplification des usages :

  1. Est-ce que je peux gagner du temps en personnalisant le multifonction à mes usages ?
  2. Est-ce que tous mes collaborateurs pourront facilement utiliser ce nouveau matériel ?
  3. Quels outils vais-je pouvoir mettre à disposition de mes collaborateurs pour aider à leur utilisation ?

Au-delà de l’aspect purement cosmétique, créer une interface personnalisée facilite l’usage du système d’impression multifonction, et a, in fine, une incidence sur la productivité de l’entreprise.

La personnalisation apporte une valeur ajoutée aux utilisateurs en simplifiant l’utilisation du système d’impression multifonction. Vous évitez ainsi à vos collaborateurs de perdre de nombreuses minutes à naviguer dans les menus et sous-menus pour lancer la copie de documents ou leur numérisation.

Par exemple, vous pouvez créer un raccourci dédié au service marketing qui crée des documents dans un format spécifique toutes les semaines. Avec une interface personnalisée et définie par vos soins, vous faites ainsi gagner du temps à vos collaborateurs en réduisant le nombre de fonctions et en rendant visible uniquement celles qu’ils utilisent.

Les 2 niveaux de personnalisation

  • La personnalisation générale en amont, configurée en fonction des besoins de l’entreprise (sur le modèle « plug and play » de la phase de déploiement).

  • La personnalisation individuelle, qui consiste à configurer le panneau de commande du multifonction en fonction de chaque utilisateur. C’est-à-dire que ses besoins et habitudes d’utilisation sont pris en compte et enregistrés de manière intelligente par les équipements. Ce qui lui permet, à chaque utilisation, d’accéder directement à un menu de commandes adapté à ses usages

Ainsi grâce à la personnalisation, les collaborateurs disposent d’un environnement de travail familier et peuvent effectuer leurs opérations de manière simple et rapide.

Source : digital-solutions.konicaminolta.fr


Pour aller plus loin

>>> 5 solutions aux principaux problèmes d’impression

>>> 4 signes que vous avez besoin de renouveler vos copieurs multifonctions

>>> 5 conseils pour éliminer vos coûts cachés d’impression

Posté par GlobalPartner  Posté le 01 Juil 
  • expérience utilisateur MFP, personnaliser son multifonctions
  • Commentaires publiés : 0