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Les nouveaux usages du copieur multifonction à l’ère du digital – 2/2

05février

Les nouveaux usages du copieur multifonction à l’ère du digital – 2/2

La transformation digitale représente pour les entreprises un levier majeur de compétitivité.

Elle s’impulse le plus souvent par une recherche de simplification des usages et de remise à plat des processus métiers de l’entreprise.

Par ailleurs l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) oblige à repenser les processus et l’organisation du traitement des données et des documents dans l’entreprise.

Les constructeurs de multifonctions ont depuis longtemps doté leurs matériels d’une palette de fonctionnalités permettant de répondre à ces enjeux. En effet le passage au numérique du traditionnel photocopieur l’a transformé rapidement en plateforme de gestion des documents, intégrée au réseau et au Système d’Information de l’entreprise.

Toutefois, à aujourd’hui, ces fonctionnalités ne sont utilisées que très partiellement et devraient connaitre un nouvel essor sous l’effet des enjeux actuels de digitalisation et de conformité juridique.

Quelle place pour les multifonctions dans la transformation digitale ?

Le SNESSII (Syndicat National des Entreprises de Solutions et Systèmes d’Information et d’Impression) a identifié 5 grandes applications :

  1. La dématérialisation
  2. La sécurité
  3. Le travail mobile
  4. La simplification des usages
  5. L’éco-responsabilité

Cette semaine nous abordons les 3 derniers points

3. Le travail mobile

Le nombre de travailleurs nomades ne cesse d’augmenter et les façons de travailler connaissent une vraie mutation, notamment avec l’explosion du télétravail, des travailleurs indépendants et du travail collaboratif. 80 % des salariés utilisent des smartphones et tablettes, qu’ils soient fournis par l’entreprise ou personnel, une tendance que l’on nomme BYOD, Bring Your Own Device (Apportez votre propre matériel).

Le développement des nouveaux modes de travail implique d’adapter les multifonctions pour ne pas ralentir la productivité, tout en garantissant la sécurité des documents. Un véritable casse-tête pour les DSI et les administrateurs réseau !

Quelles solutions pour l’impression mobile ?

Les plus utilisées sont pour les terminaux sous iOS et Android :

  1. AirPrint (Apple Inc.), compatible avec iPhone, iPad, iPod Touch
  2. Google Cloud Print (Google Inc.), compatible avec les appareils iPhone, iPad et Android
  3. Autres solutions pour iOS et Android, développées par les constructeurs de multifonctions, d’autres par des entreprises tierces.

Partout et à tout moment, elles permettent d’accéder à ses fichiers, de les copier d’un appareil à l’autre, et de continuer à travailler et à imprimer en mobilité.

La possibilité de pouvoir imprimer à distance et en toute sécurité a un impact sur l’ensemble des activités. La mise en place de multifonctions adaptés aux attentes des différents services nécessite une réflexion approfondie sur les usages et les besoins. Une analyse des habitudes et des processus d’impression doit être menée, en tenant compte des objectifs stratégiques et des perspectives de développement.

4. La simplification des usages5

Le multifonction est une plate-forme intelligente aux multiples usages.

Il embarque de nombreuses fonctionnalités facilitant la connexion aux applications métiers de l’entreprise pour l’acquisition de documents.

Il procure des fonctions d’impression mobile, des capacités d’indexation automatique, de signature électronique, de reconnaissance de contenu ou encore d’anonymisation de documents pour une conformité au RGPD.

L’interface est de plus personnalisable pour chaque utilisateur qui se connecte au multifonction. Ainsi, les préférences de l’usager sont respectées et les opérations disponibles sur le multifonction correspondent réellement à son métier.

5. Eco-responsabilité

Si les collaborateurs utilisent un badge, comme contrôle d’accès au bâtiment, ou pour la gestion du temps, ils peuvent également l’utiliser pour contrôler l’accès au parc d’impression.

Pour mettre en évidence leurs efforts auprès de leurs clients, les constructeurs font certifier leurs équipements par des organismes indépendants, tels que : Blue Angel, EPEAT ou Energy Star.

Dans une attitude écoresponsable, le bien-être des utilisateurs a également son importance. Par exemple, le panneau de commande orientable ainsi que les interfaces utilisateurs simplifiées et adaptées aux handicaps moteurs ou visuel contribuent à faciliter l’usage des multifonctions.

Les émissions sonores ont aussi été considérablement réduites pour mieux s’insérer dans les espaces de travail.

Toutefois il est important de noter que l’électricité et la consommation de papier représentent 83% des émissions de CO2 des multifonctions. Ce sont donc les usages qui constituent le meilleur levier d’action en termes d’éco-responsabilité.

Sources :
Étude Quorcica 2017 Report Print Security: an imperative in the IoT area
Étude nationale menée par Shred-It et Créatest pour évaluer le contenu des poubelles en entreprise (avril 2017)
Livre blanc du SNESSII « Les nouveaux usages du multifonction à l’ère de la transformation digitale »

Pour aller plus loin

>>> Archivage de documents : parcours en chiffres d’un document papier

>>> Réussir son projet de dématérialisation : 5 points clés et 5 pièges à éviter

>>> Intégrer la mobilité à votre système d’information

Posté par GlobalPartner  Posté le 05 Fév 
  • digitalisation et multifonctions, sécurité des multifonctions, transformation digitale de la gestion documentaire
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