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Les nouveaux usages du copieur multifonction à l’ère du digital – 1/2

24janvier

Les nouveaux usages du copieur multifonction à l’ère du digital – 1/2

La transformation digitale représente pour les entreprises un levier majeur de compétitivité.

Elle s’impulse le plus souvent par une recherche de simplification des usages et de remise à plat des processus métiers de l’entreprise.

Par ailleurs l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) oblige à repenser les processus et l’organisation du traitement des données et des documents dans l’entreprise.

Les constructeurs de multifonctions ont depuis longtemps doté leurs matériels d’une palette de fonctionnalités permettant de répondre à ces enjeux. En effet le passage au numérique du traditionnel photocopieur l’a transformé rapidement en plateforme de gestion des documents, intégrée au réseau et au Système d’Information de l’entreprise.

Toutefois, à aujourd’hui, ces fonctionnalités ne sont utilisées que très partiellement et devraient connaitre un nouvel essor sous l’effet des enjeux actuels de digitalisation et de conformité juridique.

Quels rôles les multifonctions peuvent-ils jouer dans la transformation digitale ?

Le SNESSII (Syndicat National des Entreprises de Solutions et Systèmes d’Information et d’Impression) a identifié 6 grandes applications :

  1. La dématérialisation
  2. La sécurité
  3. Le travail mobile
  4. La simplification des usages
  5. L’éco-responsabilité
  6. Les services d’accompagnement

On peut y ajouter 2 aspects : la mise en conformité avec le RGPD et la copie numérique fiable.

1. Dématérialisation : dématérialiser les documents pour libérer le potentiel des collaborateurs

La dématérialisation constitue pour les entreprises un gage de compétitivité et de gain de productivité. Loin d’un objectif « zéro papier » rarement réaliste, la dématérialisation est envisagée comme une solution performante et efficace de gestion documentaire.

Les multifonctions, avec leur fonction de scan, font le lien entre documents papiers et fichiers électroniques et représentent la clé d’entrée vers une démarche de dématérialisation.

Un projet de dématérialisation n’est performant que s’il est mené avec des solutions sur-mesure, adaptées à chaque contexte d’entreprise. Pour y parvenir, un audit des besoins est nécessaire, permettant de sélectionner le bon matériel et les applicatifs métiers à déployer.

La dématérialisation est davantage un projet organisationnel qui s’inscrit dans une logique de transformation des usages. Concentrer l’ensemble des efforts et des ressources sur la conduite du changement en interne est essentiel à la réussite du projet.

2. Sécurité : un défi de tous les jours pour les entreprises

Le premier aspect de sécurité, soulevé immédiatement par les Directions Informatiques, se situait au niveau de l’architecture du système d’information. Il concernait la menace potentielle que pouvaient constituer les MFP pour l’intégrité de l’ensemble.

En effet, en devenant une plateforme intégrée au sein du réseau de l’entreprise, le multifonction a potentiellement créé une faille de sécurité au sein du système dans son ensemble.

Bien entendu, cet aspect a été traité en priorité par les constructeurs, et cela dès la conception des systèmes d’exploitation des plateformes multifonctions.

55% des entreprises ne sensibilisent pas leurs salariés à la protection des données papier. Les entreprises devraient pourtant se poser certaines questions :

  • Qui a accès à ces matériels ?
  • Le disque dur du multifonction est-il sécurisé ?
  • Une impression confidentielle oubliée dans le bac de sortie papier peut-elle tomber entre de mauvaises mains ?
  • Scanner vers l’extérieur de l’organisation des documents de façon anonyme, est-ce risqué ?
  • Comment protéger l’ensemble des documents imprimés, copiés et scannés ?

Pas moins de 47% des travaux d’impression sont oubliés dans les bacs de sortie des multifonctions et 8 documents sur 10 se trouvant dans une poubelle d’entreprise seraient confidentiels.

L’authentification, la clé de voûte

L’acte n° 1 de la sécurisation des moyens d’impression repose sur l’authentification des utilisateurs.

Si les collaborateurs utilisent un badge, comme contrôle d’accès au bâtiment, ou pour la gestion du temps, ils peuvent également l’utiliser pour contrôler l’accès au parc d’impression.

L’authentification des utilisateurs permet de protéger les impressions confidentielles et d’empêcher le vol de données en limitant l’accès au multifonction. Les impressions ne sont libérées que lorsque la personne qui les a envoyées se trouve devant le matériel et est là pour les récupérer. C’est aussi un moyen de suivre de manière exacte les habitudes d’impression de chaque utilisateur.

Un multifonction non sécurisé peut rendre une organisation vulnérable. En tant que matériel connecté, il peut être un point d’entrée au réseau de l’entreprise pour un hacker. Son disque dur contient des données sensibles susceptibles d’être dérobées. C’est pourquoi, les multifonctions actuels offrent des fonctionnalités de sécurité, telles que : le cryptage du disque dur, le contrôle de l’accès au multifonction par authentification de l’utilisateur et l’écrasement automatique des données.

Rendez-vous la semaine prochaine pour aborder le travail mobile et la simplification des usages.

Sources :
Étude Quorcica 2017 Report Print Security: an imperative in the IoT area
Étude nationale menée par Shred-It et Créatest pour évaluer le contenu des poubelles en entreprise (avril 2017)
Livre blanc du SNESSII « Les nouveaux usages du multifonction à l’ère de la transformation digitale »

Pour aller plus loin

>>> Les nouveaux usages du copieur multifonction à l’ère du digital – 2/2

>>> Le multifonction, plus vulnérable que vous ne l’imaginez

>>> 4 signes que vous avez besoin de renouveler vos copieurs multifonctions

>>> 5 conseils pour éliminer vos coûts cachés d’impression

Posté par GlobalPartner  Posté le 24 Jan 
  • digitalisation et multifonctions, sécurité des multifonctions, transformation digitale de la gestion documentaire
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