11 Août L’onboarding chez GLOBAL PARTNER, un processus avant tout humain
Les processus d’onboarding peuvent varier d’une entreprise à une autre mais ils consistent toujours en une série d’étapes afin de faciliter l’adaptation des nouveaux collaborateurs. Ces processus visent également à simplifier leur compréhension. Cet onboarding est bénéfique pour les deux parties car elle doit également permettre au collaborateur de comprendre et maîtriser plus rapidement les codes, outils, méthodes et processus internes à l’entreprise dans le but d’assurer une collaboration et productivité optimale et pérenne.
Chez GLOBAL PARTNER, nous avons pensé notre onboarding de sorte que nos candidats se projettent professionnellement et s’épanouissent personnellement parmi nous le plus rapidement possible. Avant même de nous avoir rencontrés, il ya déjà un sentiment d’appartenance. C’est un moment clé bénéfique pour les deux parties car il doit permettre au collaborateur de comprendre notre organisation, partager nos principes, illustrer nos valeurs, et maîtriser les outils, méthodes et processus internes à l’entreprise dans le but d’assurer une collaboration pérenne et une productivité optimale. Les outils que nous avons privilégiés nous permettent, au quotidien, de gagner du temps afin de le mettre à profit de tâches à valeur ajoutée. Ce processus démarre en réalité avant même le début du contrat du candidat, dès le premier entretien, et se poursuit tout au long du parcours du collaborateur. Un programme d’accompagnement rythme chaque moment de la vie professionnelle de nos collaborateurs.
“Notre parcours d’intégration est digitalisé mais humanisé, et c’est primordial. La communication avec nos candidats et collaborateurs est continue. Nos talents doivent arriver en confiance dans nos locaux dès leur premier jour.”
Laura, Responsable RH GLOBAL PARTNER
Le dispositif d’onboarding de GLOBAL PARTNER suit 4 étapes. Chacune d’entre elles est pensée pour mettre le candidat dans les meilleures conditions.
- Je suis invité à un entretien avec le service RH
- Je suis reçu par les opérationnels
- Je peux être amené à rencontrer un membre de la direction.
- Si mon profil a tapé dans l’œil et que ça matche : je reçois une proposition d’embauche dans les conditions définies avec l’entreprise. En attendant de rejoindre le projet d’entreprise qui va , j’embarque ! je suis accompagné par le service RH en attendant le jour J.
Entre temps, en coulisse, ça bouge chez GLOBAL PARTNER. L’ensemble des interlocuteurs clés et indispensables à mon intégration métier se coordonne et s’active afin que tout soit prêt pour mon arrivée et pour que cette première phase soit une réussite partagée.
Le processus d’onboarding GLOBAL PARTNER vu par un candidat
- Je postule à une offre via Teamtailor, l’outil de GLOBAL PARTNER qui centralise tous les canaux de candidature.
- Je reçois un email de réponse automatique m’expliquant que GLOBAL PARTNER s’engage à me répondre dans un délai maximum de 3 jours.
- Si mon profil semble correspondre aux besoins de l’entreprise, l’équipe RH m’invite à un call de préqualification.
- Pour évaluer mes compétences techniques, je rencontre les opérationnels métiers.
- Si mon profil est retenu, je reçois une proposition d’embauche que je peux signer électroniquement après un appel de l’équipe RH pour personnaliser les détails de la proposition.
- Ma fiche RH est automatiquement créée. Je reçois une notification LUCCA pour téléverser les pièces nécessaires à la constitution de mon dossier collaborateur. En 3 clics, le tour est joué ! L’équipe RH procède aux formalités d’embauche. Je reçois une notification m’invitant à prendre connaissance de mon contrat de travail et ses annexes. C’est l’occasion pour l’équipe RH de les parcourir avec moi. C’est avec plaisir sur l’équipe RH peut me recevoir dans leurs locaux pour la signature de mon contrat si je le souhaite.
- Les modalités de mon arrivée sont définies ! Mon contrat est signé ! J’envoie à l’équipe RH un portrait original et personnalisé de moi afin d’annoncer mon arrivée aux équipes. Ce qui est rassurant c’est que je peux faire connaissance avec ma future équipe, mes futurs collègues, avant mon arrivée en parcourant l’organigramme par service sur le site carrières (en cours).
- Je reçois un mail de bienvenue qui m’indique le déroulé de mon premier jour chez GLOBAL PARTNER, la date d’accueil dans les locaux, le magazine Interne Global Mag.
- Tout est prêt pour m’accueillir dans les meilleures conditions ! Les équipes impatientes de me rencontrer, mon manager arrive pour mon premier jour avec un bureau équipé et un pack de bienvenue incluant des cadeaux d’entreprises, mon livret d‘intégration avec toutes les informations sur mon environnement de travail, les interlocuteurs administratifs et les outils que je serai amenés à utiliser au quotidien.
- À la fin de mon premier jour, je suis reçu(e) par l’équipe RH pour partager mes impressions à chaud.
Mon parcours d’intégration est timé et piloté par mon manager qui a pris le soin de solliciter avec l’équipe RH l’ensemble des interlocuteurs clés et indispensables à mon intégration métier.
Un parcours d’intégration éprouvé, personnalisé et enrichissant
Après 45 jours parmi nous, nos équipes RH effectuent un entretien pour faire le point avec le nouveau collaborateur et débriefer sur ses premières semaines au contact de nos équipes. Un rapport d’étonnement que je rempli en ligne me permet d’évaluer en toute transparence l’expérience d’onbaording que j’ai vécu.
Un nouvel entretien est organisé à + 100 jours avant la fin de la période d’essai. Laura aborde avec le Collaborateur de multiples sujets : environnement, missions, processus de recrutement, relations avec le manager…
Plus globalement, GLOBAL PARTNER organise des lunch RH “Bonjour et Bienvenue” au cours desquels les collaborateurs dernièrement arrivés sont mis à l’honneur. Notre PDG Sébastien Bauduin, et les membres du CODIR, leur souhaitent la bienvenue, échangent avec eux, et présentent l’histoire de GLOBAL PARTNER, notre vision ainsi que nos objectifs autour du projet d’entreprise.
Chez GLOBAL PARTNER, nous considérons les premières semaines de nos nouveaux Collaborateurs comme essentielles. Car il s’agit potentiellement pour nos candidats d’un tout nouvel écosystème, de procédures, d’usages et d’outils jusque-là inconnus pour lui, nous restons connectés. Un point est organisé avec le manager direct du candidat pour passer en revue ses missions et définir précisément son champ d’actions, fiche de poste à l’appui et objectifs de fin de période d’essai préalablement définis avec l’équipe RH. Ce rendez-vous est également l’occasion pour tous d’identifier les points de progrès, de perfectionner le processus et de faire en sorte de faciliter le parcours de nos collaborateurs et doter nos managers d’outils toujours plus adaptés à leurs contraintes opérationnels. Notre enjeu, c’est que le nouveau partner s’épanouisse, évolue au mieux et accomplisse ses missions dans les meilleures conditions.
À cela s’ajoutent de fréquentes sessions de formation et d’évaluation adaptées selon le domaine d’expertise et le niveau de compétences attendus. Nos collaborateurs les plus chevronnés forment les nouveaux arrivants sur notre culture du service, nos métiers et usages , nos partenaires, notre cycle de vente, etc. Afin de transmettre nos façons de faire pour répondre à notre enjeu principal : la satisfaction client ! Chacun doit être capable d’identifier son rôle pour créer de la valeur et s’éclater dans ses missions
Une approche RH et managériale challengée par l’amélioration continue.
Pour perfectionner notre parcours d’intégration, Laura et Sophie se sont inspirées de leurs expériences respectives dans de grandes et moyennes entreprises. L’apport des managers et des nouveaux arrivants a fortement contribué à l’enrichissement du processus fort de leur retour terrain
Notre onboarding est agile. Il se renforce. Il est dynamique. Suite au rapport d’étonnement, par exemple, notre équipe réajuste éventuellement ses processus pour un meilleur suivi, une meilleure réactivité afin de permettre une expérience candidat et Collaborateur « inédite”
“Nous vendons des bureaux connectés à 360, notre onboarding se doit d’être à l’image de cela : personnalisé, dynamique, réactif, et facile à prendre en main”.
Sophie, Chargée de Développement RH
Pour cela, le processus d’onboarding des collaborateurs de GLOBAL PARTNER s’appuie notamment sur trois outils digitaux : Teamtailor, LUCCA et DocuSign. Ces plateformes ont pour principal intérêt de centraliser, digitaliser et automatiser les processus RH de l’entreprise et faciliter ainsi les candidatures et transmissions d’informations employeurs – candidats et vice versa. Le parcours est 100% intégré. C’est un choix responsable car nous nous sommes engagées à réduire notre empreinte carbone en misant sur des outils digitaux responsive, friendly tout en gardant une proximité, un lien fort avec les équipes. La donnée est sécurisée, accessible, disponible et facile à mettre à jour. L’expérience est fluide pour le candidat, le collaborateur, le manager et l’équipe RH. On avance serein et vers un même cap !
C’est également un moyen, pour notre team RH, de suivre les processus de manière hautement détaillée, de pouvoir consulter un historique et de préparer des entretiens. Ces outils génèrent également des statistiques qui peuvent permettre aux équipes RH d’étudier la performance de leurs process et, éventuellement, de les réajuster. Enfin, ces partenaires nous permettent d’entretenir un vivier de candidats qualifiés. Nous maintenons une relation avec eux, avec l’envoi d’actualités ciblées, des nouvelles offres d’emploi, etc.
Testez par vous-même l’onboarding made by GLOBAL PARTNER.
Postulez, rencontrez notre duo de choc Sophie et Laura, et vivez les premiers pas d’une expérience inédite et remarquable.
