Facture électronique obligatoire : le premier pas vers la dématérialisation de vos documents ?

D’ici le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront avoir adopté la facturation électronique, ou “l’E-invoicing”. Concrètement, que prévoit la loi ? Une plateforme en particulier va-t-elle vous être imposée ? Et si le passage à la facture électronique était l’occasion d’adopter une plateforme de dématérialisation ?

Facture électronique : ce que prévoit la loi

Professionnels, dès l’été 2024, finis les formats PDF simples et papier pour vos factures ! Afin notamment de renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA, d’assurer la transparence dans les relations interprofessionnelles et d’identifier les secteurs qui auraient besoin d’un soutien de la part de l’État, nous passerons tous à des factures dématérialisées. Ces dernières comporteront nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée. 

La réforme rendant obligatoire la facture électronique d’ici au 1er juillet 2024 concerne toutes les entreprises et organisations (PME, ETI, TPE…) et toutes les activités de production, de distribution et de services.  

Concrètement, cela veut dire que vous aurez l’obligation d’accepter la réception des factures électroniques de vos fournisseurs mais aussi d’être capable d’intégrer ces dernières dans votre système de comptabilité et/ou de gestion commerciale.  

Toutes les étapes devront dès lors être numérisées : création, envoi, réception, traitement…  La fin du papier, mais pas que. Cette loi s’inscrit dans une démarche plus globale de dématérialisation. 

Les avantages de la facture électronique sont nombreux. Il est en effet question de documents qui seront désormais infalsifiables. Il sera en effet impossible de les modifier une fois envoyés. Plus fiables – d’autant plus que les erreurs de saisie seront indéniablement réduites – les factures seront également plus rapides à créer, à envoyer mais aussi à traiter ou exploiter. On pense par exemple à l’extraction automatisée. Avec les factures électroniques nous parviendrons à tracer les flux financiers et nous réduirons les coûts et temps de gestion des factures de toutes les entreprises, 

Mais alors comment adopter la facture électronique ? Le passage à l’E-invoicing peut en réalité être l’occasion pour votre organisation d’adopter une plateforme de dématérialisation, ou GED, pour gestion électronique des documents…  

La facture électronique, premier pas vers une dématérialisation totale de vos documents ?

Pour dématérialiser ce document comptable majeur, il existe en effet plusieurs solutions. Vous pourrez par exemple choisir le portail public de facturation (PPF) ou bien prendre un partenaire payant de dématérialisation.  

Si le PPF est gratuit, il ne propose qu’un service minimum. C’est pourquoi il peut être judicieux d’envisager un logiciel plus sophistiqué, qui sera capable de traiter plusieurs typologies de documents, et pas seulement des factures.  

Cette réforme est en effet l’occasion de s’intéresser davantage à la mise en place d’une solution GED qui répondra non seulement à l’obligation de la facture électronique, mais aussi à des problématiques de stockage, d’archivage, d’accessibilité, de sécurité et de fiabilité. Des enjeux de taille pour les entreprises tant ils ont un impact sur leur productivité.  

Je vais chez des Clients qui veulent passer par la facture électronique et j’observe chez eux d'innombrables armoires remplies de classeurs et de dossiers. Certains louent des box par manque de place. Ils arrivent donc à des problèmes d’archivage, de stockage, mais aussi d’accessibilité, puisque consulter, modifier ou simplement exploiter un document devient long et fastidieux. Sans parler des problèmes de conformité, de sécurité et de confidentialité…

Wilfried, Consultant Applicatif Métier GLOBAL PARTNER  

À ces Clients, GLOBAL PARTNER propose la mise en place du logiciel SaaS ZeenDoc. Une solution de dématérialisation avec archivage à valeur probante qui permet à vos documents de conserver leur valeur juridique bien que dématérialisés, et de rester conformes aux législations telles que la RGPD, la Loi El Khomri ou encore la Loi Macron.  

Au-delà de la numérisation des archives et des factures électroniques, ZeenDoc permet également l’automatisation des processus de circulation ou de validation des factures et des notes de frais et les signatures électroniques à travers un tiers de confiance. En bref, un gain de temps phénoménal qui permet à chacun de se concentrer sur le cœur de son métier.  

 

La mise en place d’une GED est très simple. C’est elle qui s’adapte à votre entreprise, et non vous qui adaptez vos méthodes et outils de travail. Les Experts de GLOBAL PARTNER peuvent former les Collaborateurs à l’outil une demie journée, mais la prise en main est généralement elle aussi très rapidement maîtrisée puisque cette solution se fond dans leur organisation initiale.

Wilfried, Consultant Applicatif Métier GLOBAL PARTNER  

Entre 2024 et 2026, les entreprises seront confrontées à de nouvelles obligations liées à la dématérialisation de leurs documents. La facturation électronique n’est en effet qu’un premier pas. Professionnels, anticipez et envisagez dès aujourd’hui une solution GED pour votre entreprise.

 

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